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Die Betrachtung Ihrer Prozesse von außen ist Ihr Gewinn. Bewährte Instrumente und Methoden kommen zur Anwendung, die passend zu Ihrem Unternehmen ausgewählt und abgestimmt werden.

Das Prozess Management und die dafür erforderlichen Prozessanalysen sollen im Wesentlichen dem allgemeinen Unternehmensziel dienen: Es soll zum Nutzen für das Unternehmen sein, um effizienter und kostengünstiger zu arbeiten sowie mittelfristig wettbewerbsfähiger zu sein. Darüber hinaus lässt es sich auch mit einem Mitarbeiterziel verbinden: Der Nutzen für die Mitarbeiter ist mehr Transparenz und Sicherheit zu erhalten sowie zu wissen an welchen „Stellschrauben" sie persönlich drehen können.

Untersuchung der Geschäftsprozesse nach dem 20/80-Ansatz
Ziel ist es innerhalb einer überschaubaren Anzahl von Tagen die wichtigsten Geschäftsprozesse zu analysieren und Schwachstellen kenntlich zu machen. In den meisten Fällen ist bei klein- und mittelständischen Unternehmen der 20/80-Ansatz ausreichend, d.h. mit 20 % Aufwand etwa 80 % der Prozessdefizite zu ergründen und ebenso in der Verbesserung entsprechend vorzugehen.

Die Konzentration liegt auf den wichtigsten Geschäftsprozessen mit Unterprozessen, sofern dort in der Grobbetrachtung Schwachstellen vermutet werden. Eventuell werden zuführende Prozesse zu den wichtigsten Geschäftsprozessen untersucht, sofern man weitere Schwachstellen vermutet.

Die Untersuchung der Geschäftsprozesse sollte im Wesentlichen mit Interviews in einer Prozessbegleitung vorgenommen werden. Hierzu werden Fragen wie in „die fünf Aspekte eines Geschäftsprozesses" gestellt und auf den jeweiligen Sachverhalt präzisiert. Optional können noch kleine Workshops unter Führung von JL mit den Mitarbeitern ergänzt werden, um im Gedankenaustausch Schwachstellen, Komplexität und Einschätzung der Wertschöpfung deutlicher zu erkennen. Die Ergebnisse werden dokumentiert, eingeschätzt und sind mit den ersten Lösungsansätzen die Basis für den Workshop „Analyse-Ergebnisse + Maßnahmenplan".

Die fünf Aspekte eines Geschäftsprozesses und ihre Leitfragen

Steuerung: Was wird wann und warum getan?
Organisation: Wer erledigt wo welche Tätigkeit?
Information: Welche Informationen werden wie weitergeleitet?
Kontrolle: Erreicht der Prozess sein Ziel?
Sicherheit: Wer darf was im Prozess?

Workshop „Analyse-Ergebnisse + Maßnahmenplan"
In einem zeitnahen Workshop werden gemeinsam die Analyse-Ergebnisse gesichtet, die Ziele und die zukünftigen Soll-Prozesse definiert und ein Maßnahmenplan für die Behebung von Schwachstellen abgeleitet. Im Wesentlichen soll eine Reduzierung der Prozessanzahl, der Komplexität und der Störungen, eine Erhöhung des wertschöpfenden Anteils sowie die Konzentration auf Kompetenzen gelegt werden. Im Gesamten sollen die Prozesse besser und fließender werden.

Implementierung der Verbesserungen in den Geschäftsprozessen
Die Umsetzung des Maßnahmenplans zur Verbesserung der Geschäftsprozesse sollte dem Workshop anschließend nach Prioritäten stattfinden. JL kann die Projektteams beim Kunden begleiten und vertieftes Wissen über Prozess Management vermitteln. Es sollten Prozessverantwortliche festgelegt werden, die als weitere Multiplikatoren die Prozessorientierung in der Breite fördern. Die Teams und Verantwortlichen werden von JL in den unterschiedlichen Situationen gecoachet, um sie für ein nachhaltiges Prozess Management zu stärken.

Kontrolle und Feststellung optimierter Prozesse
Nachfolgend zu den Veränderungen, einer angemessenen Einlaufzeit und Zusammenarbeit der Beteiligten sollten die Geschäftsprozesse auf Ihre verbesserte Wirkungsweise geprüft werden. Quantitative Messungen sind hilfreich, um die gesteigerte Effizienz und Effektivität aufzuzeigen und mit den Prozess-Zielen zu vergleichen.

Kontrollen und damit verbundene Feinkorrekturen sowie Anpassung von Veränderungen sind kontinuierlich durchzuführen.

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